Z czego składa się budżet festiwalu kabaretowego
Zacznij od wydatków, których nie da się przesunąć. Honoraria i koszty wykonawców to zwykle największa pozycja, bo kabarety rozliczają się za występ, a dochodzą noclegi, przejazd i wyżywienie. Drugi blok to sala: wynajem, nagłośnienie, światło, scena i obsługa techniczna. Trzeci to ludzie, czyli bilety i wejściówki, ochrona, porządkowi, wolontariusze i prowadzący.
Dalej są koszty formalne: opłaty autorskie, ubezpieczenie imprezy, ewentualne zgody i ubezpieczenie odpowiedzialności. Dopiero na końcu planuje się promocję i rezerwę. Dobra praktyka to rezerwa na poziomie około dziesięciu procent, bo awarie sprzętu i zmiany w składzie zdarzają się nawet w dobrze prowadzonych festiwalach. To są proporcje robocze, nie norma, więc podstawiaj własne oferty.
Ile przeznaczyć na promocję festiwalu
Nie ma jednej stawki, ale prosty rachunek pomaga: ustal liczbę biletów, które musisz sprzedać, żeby wyjść na zero, i podziel koszt promocji przez tę liczbę. Jeśli koszt pozyskania jednego widza jest wyższy niż marża na bilecie, kampania nie ma sensu, nawet gdy zasięgi wyglądają dobrze.
Promocja festiwalu ma dwie części. Pierwsza to stały fundament: program, daty i kasa pod jednym adresem widocznym w wyszukiwarce. Druga to kampanie ograniczone w czasie, czyli reklama lokalna, współpraca z mediami i przypomnienia dla zapisanych. Fundament kosztuje raz i działa przez cały okres sprzedaży, kampanie wzmacniają go w kluczowych tygodniach.
Kiedy zacząć sprzedaż biletów na festiwal
Dla festiwalu z kilkoma wieczorami warto ogłosić program i uruchomić kasę co najmniej osiem do dwunastu tygodni przed pierwszym koncertem. Widzowie spoza miasta planują nocleg i dojazd, a wiele osób kupuje bilety w prezencie. Wcześniejszy start daje też czas, by zobaczyć, które koncerty się nie ruszają, i wzmocnić je promocją.
Ogłoś najpierw nazwy grup z największym zasięgiem, a potem dokładaj kolejne. Każde ogłoszenie to nowy powód, by wysłać powiadomienie do osób, które zostawiły adres e-mail. Jeśli sprzedaż stoi, nie czekaj do ostatniego tygodnia, tylko zmień cenę, opis albo godzinę.
Plan promocji festiwalu w trzech etapach
Etap pierwszy to dwanaście do ośmiu tygodni przed festiwalem. Uruchamiasz stronę z programem, stronę każdego koncertu z linkiem do kasy i pierwsze ogłoszenia. Celem jest, by wyszukiwanie nazwy festiwalu i miasta prowadziło do aktualnej informacji, a nie do starej relacji z poprzedniej edycji.
Etap drugi to osiem do trzech tygodni przed. Włączasz płatną kampanię lokalną w promieniu, z którego realnie przyjeżdża publiczność, i mierzysz kliknięcia do kasy dla każdego koncertu osobno. Etap trzeci to ostatnie dwa tygodnie: przypomnienia, informacja o ostatnich biletach i konkretne wskazówki dojazdu. W tekście gdzie promować występ kabaretowy porównujemy kanały, a w artykule o sprzedaży biletów rozpisujemy sześć tygodni działań dla pojedynczego występu.
Ubezpieczenie imprezy i inne koszty formalne
Organizator odpowiada za bezpieczeństwo uczestników, więc ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej imprezy to koszt, który powinien być w budżecie od początku. Zakres i składka zależą od liczby uczestników, miejsca i programu. Porównanie ofert warto zrobić z brokerem, bo przy dużej imprezie sprawdza się ubezpieczenie dla organizatora imprezy przez brokera, a nie pierwsza oferta z formularza. Do formalności dochodzą też opłaty autorskie i umowy z wykonawcami.
Prowizja czy stały koszt promocji
Jeśli sprzedajesz bilety przez pośrednika, prowizja rośnie razem ze sprzedażą i zjada marżę właśnie wtedy, gdy festiwal idzie dobrze. Stały abonament na stronę z programem kosztuje tyle samo przy stu i przy tysiącu widzów. Rachunek dla obu modeli rozpisaliśmy w tekście prowizja od biletów czy abonament.
Terminarz Kabaretowy nie sprzedaje biletów. Daje festiwalowi stronę programu, osobne strony koncertów, alerty dla widzów i statystyki kliknięć do kasy za stałą opłatę od 199 zł netto miesięcznie. Szczegóły oferty znajdziesz na stronie terminarz dla festiwalu kabaretowego, a plany w cenniku.
Przykładowy rachunek progu rentowności
Załóżmy ilustracyjnie, że festiwal ma trzy wieczory po dwieście miejsc, średnią cenę biletu 80 zł brutto i łączne koszty 60 tys. zł razem z promocją i rezerwą. Przychód przy pełnej sprzedaży wynosi 48 tys. zł, więc same bilety nie pokryją kosztów. Potrzebne są sponsorzy, dotacja albo wyższa cena. To liczby przykładowe, nie dane rynkowe, ale pokazują, że próg rentowności trzeba policzyć przed ogłoszeniem programu, a nie po.
Gdy próg jest znany, łatwo ustalić, ile biletów musi przynieść każdy kanał. Jeśli kampania ma sprowadzić sto osób, a Twoja marża na bilecie to kilkadziesiąt złotych, widzisz od razu, ile możesz na nią wydać. Stałą stronę programu i statystyki kliknięć księgujesz po stronie kosztów stałych, więc nie zmieniają progu w zależności od sprzedaży.
Przy kilku edycjach w roku albo kilku festiwalach prowadzonych przez jedną organizację rachunek robi się prostszy: jeden abonament obsługuje wszystkie, a historia kliknięć z poprzedniej edycji podpowiada, które koncerty sprzedają się najszybciej i kiedy ogłaszać kolejne.
Najczęstsze błędy w budżecie festiwalu
Pierwszy błąd to zakładanie pełnej sali na każdy wieczór. Bezpieczniej policzyć wariant z siedemdziesięcioma procentami sprzedaży i sprawdzić, czy festiwal się zamyka. Drugi to promocja zaczęta za późno, gdy wszystkie dobre kanały są już drogie. Trzeci to brak pomiaru: bez informacji, skąd przychodzą kliknięcia do kasy, nie wiesz, czego robić więcej.
Czwarty błąd to rozproszony program. Gdy daty i składy są w pięciu miejscach, jedno z nich zawsze jest nieaktualne. Jedna strona, którą aktualizujesz raz, kosztuje mniej niż jedna poprawiana kampania.